Pontos és hiteles munkaidő nyilvántartás? De hogyan?
“Este 11-kor bementem megnézni mi van az étteremben. Két ember volt bent, a többiek már hazamentek. Papíron meg az összes aznapos. Ekkor döntöttem, hogy valamit tenni kell, mert nem lehetek folyton itt, ők meg azt írnak be amit akarnak.”
Nálad hogyan történik a munkaidő nyilvántartás?
Mindenki becsületesen vezeti a jelenléti ívet, még akkor is, ha elkésik? Ha nem fix béres a fizetés, akkor mennyi időt töltesz az adatok kiszámolásával?
Egy-két dolgozó esetén még könnyen megy a munkaidő nyilvántartás, de több fő esetén már könnyen elcsúszhatnak az adatok. 10-20 fő felett már rengeteg időt vesz igénybe az adatok ellenőrzése, számolása. 100 fő felett pedig külön munkatársakat kell csak ezért foglalkoztatni.
Munkaidő nyilvántartás költséghatékonyan…
- Nem akarsz százezreket – milliókat költeni egy egyszerű feladat megoldására?
- Csak a papíralapú munkaidő nyilvántartás bizonytalanságát szeretnéd megszüntetni
- Egy egyszerűen kezelhető megoldásra vágysz
Kisvállalkozásoknak sokszor nincs szüksége nagy, drága rendszerekre. A munkaidő nyilvántartás általában csak a papíron vezetett be- és kilépésekből áll. De az emberi tényező előbb-utóbb lépésre kényszeríti a tulajdonosokat. Itt egy valós történet egy partner praxisából:
Építőipari cég. Az irodai dolgozókon kívül mindenki a terepen dolgozik. Maguk írják a munkaidőt, havi jelentést adnak túlórákkal együtt. Az épületek épülnek, így egy ideig mindenki nyugodt, mígnem egyszer csak érdekes dolog kelti fel a figyelmet. Ugyanis volt egy céges megbeszélés a központban. Mindenki ott volt és mivel jól haladtak, kora délután már mindenki hazamehetett.
És mi volt a munkaidő nyilvántartásokkal? Papír szerint nagyon sok ember aznap a terepen dolgozott és még túlórázott is! . . .
Munkaidő nyilvántartó rendszerek összehasonlítása
Kompakt
munkaidő nyilvántartók
- Javasolt 50-100 fő alatt
- Vezetői kimutatás, de nem teljesíti a törvényi előírásokat
- Egyszeri, viszonylag kis bekerülési költség
- Pár egyszerű szoftver kezelését kell megtanulni
- Korlátozottan személyre szabható
- Kimeneti Excel fájl
- Be- és kilépési adatok rögzítése
- API révén más rendszerekkel összekapcsolható
Professzionális munkaidő nyilvántartók
- Jellemzően 100 fő felett vagy teljes munkaügyi megfeleléshez
- Törvényi előírásokat teljesíti, beépített jogszabályi ellenőrző funkcióval
- Bevezetési és havi költségek a folyamatos jogszabályi megfelelés, support és ügyfélszolgálat miatt
- A cég HR folyamatait átnézik, és az alapján tervezik meg a rendszert
- Teljes munkaügyi folyamatok lefedése
- Kapcsolódás bérszámfejtő rendszerekhez
- Beosztástervező, munkaidő terminál, mobil applikáció és beléptető rendszer integrációja
- Teljes HR folyamat kezelés, kompetencia- és dokumentumnyilvántartással
Kompakt munkaidő nyilvántartó eszközök
Ezeket az eszközöket kis cégek számára ajánlom, kb. 80-100 főig. Az ujjlenyomatos azonosítás révén nincs lehetőség a belépőkártya kölcsönadására vagy a hamis adatrögzítésre. A készülék és a hozzá járó szoftver egyszerűen kezeli a be- és kilépésekből kalkulált munkaidő nyilvántartást.
Hogyan működik?
- Minden dolgozónak fel kell venni az ujjlenyomatát, amivel azonosítja magát.
- A készülék nem a lenyomatot tárolja, hanem az abból kalkulált egyedi számot.
- A dolgozó két gomb segítségével kiválasztja, hogy munkakezdés (IN) vagy távozás (OUT), majd azonosítja magát.
- Az adatok lekérdezhetők és Excel fájlba exportálhatók.
Kinek nem ajánlott?
- Akik minősített munkarendet is kezelnének (külső munka, hivatalos távollét, szabadság).
- Többszáz dolgozót foglalkoztatóknak, mert bár több készülék telepíthető, a gyári szoftver nem elég rugalmas
Professzionális munkaidő nyilvántartó rendszer
Mitől professzionális?
Attól, hogy képes 100-200 vagy akár több ezer dolgozó adatát pontosan kezelni és gyorsan feldolgozni. Sok dolgozót már nem célszerű papíron vezetni! Amit megspórolsz a rendszeren, azt többszörösen kifizeted a külön erre felvett dolgozók bérében
Egy profi rendszer milyen funkciókat biztosít?
- Professzionális funkciók:
- Korlátlan számú dolgozó / felhasználó
- Korlátlan kliens, így akár minden dolgozó ellenőrizni tudja saját be-kilépési adatait, aktuális elszámolását (jogosultság alapján)
- Kliens oldalon nem igényel telepítést a böngésző alkalmazásnak köszönhetően
- Teljes körű beosztás és munkaidő elszámolás
- Kétirányú vállalatirányítási és bérelszámoló rendszer integráció
- Jelentések, exportok:
- HTML, XML, Excel
- Kompatibilis más gyártók jelentéskészítő megoldásaival
- Előre beépített jelentések
- Felhasználó által definiált kimutatások
- Teljesítmény és hatékonysági riportok
- Korlátlan munkaidő modellek
- Korlátlan számú elszámolási szabály a vállalat érdekei szerint
- Költséghely/költségviselő szerinti elszámolások
- Túlóra elszámolás
- Időgazdálkodás: Automatizált munkaügyi folyamatok a dolgozó felvételétől a napi feladatokig. Törvényi kötelezettségeknek megfelelő munkaidő nyilvántartás. Beosztástervezés, munkafolyamathoz, kompetenciához igazítva. Home Office workflow támogatással. Szabadságtervezés és távollétnyilvántartás. Mobil applikációval!
- Beosztás tervezés
- Munkaidő nyilvántartás
- Mobil applikáció
- Szabadság workflow menedzsment
- Home office workflow menedzsment
- Távollétek rögzítése
- Bérprogram integráció
- Beléptető rendszer integráció
- Komplex beosztás tervezés
- Projekt / költséghely alapú elszámolás
- Munkába járás
- EFO menedzsment
Beléptető rendszer, Beléptető integráció:
Kártyás, ujjlenyomatos, forgóvillás, mágneszáras KI – BE mozgás rögzítés és ellenőrzés, valós idejű adatokkal, okos funkciókkal. Kiemelkedően megbízható hardveres eszközök, támogatással. Okos funkcióinkkal valós idejű adatok állnak rendelkezésére bárhol is legyenek a telephelyei a világon. Figyelje online a ki- és belépési adatokat vagy állítson be automata figyelmeztetéseket, késés/korábbi távozás esetén. Az időadatokból az OLM Rendszer automatikusan tud munkaügyi számításokat végezni.
- Beléptető rendszer integráció
- Mobil jelenlét rögzítő készülék
- Jelenlét menedzsment felületek
- Rugalmas munkaidő menedzsment
- Beléptető rendszer telepítés
- Kamera rendszer telepítés, karbantartás
Mobil applikáció
Valós idejű munkaügyi adatok. Szabadság-távollét kérvényezés jóváhagyás. Az OLM Rendszer innovatív alkalmazásával bárhonnan és bármikor tud szabadságot vagy távollétet kérvényezni. A percre pontos munkaidő adatoknak köszönhetően minden fontosabb információt megtalál a munkavégzéshez. Elképesztően hatékony platform home office menedzsmenthez is. Adatváltozás bejelentőjével csökkentheti az adminisztratív terheket.
- Munkaidő beosztás
- Munkaidő nyilvántartás
- Szabadság workflow menedzsment
- Home office workflow menedzsment
- Jelenlétek
- Kimutatások
- Kommunikációs “push” üzenetek
“A Te vállalkozásodnál hogy történik a munkaidő elszámolása? Mindenki becsületesen írja a jelenléti ívet, még ha késik is? Több fő esetén már elcsúsznak az adatok. 10-20 fő felett pedig már rengeteg időbe telik az adatok ellenőrzése, számolása.”
Ha mélyebben is érdekel, milyen szempontok alapján érdemes kiválasztani a megfelelő rendszert, olvasd el Mező Imre cégvezető szakmai elemzését.
Személyre szabott megoldásra van szükséged?
Vedd fel velünk a kapcsolatot, és tervezzük meg együtt a megfelelő rendszert!